Wat is een Programma (Manager)?

Verschillende soorten Programma’s.

Er bestaan programma’s in allerlei soorten en maten. Ook MSP onderkent dat er programma’s zijn die zich richten op strategische, culturele veranderingen tot programma’s die zich richten op het efficiënt besteden van een budget dat voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld een financieel jaar ter beschikking is gesteld. Ook zijn er constructieprogramma’s en transformatieprogramma’s in allerlei varianten te onderkennen. Verder worden grote projecten soms programma’s genoemd, terwijl de meest seniore projectmanagers de titel programmamanager krijgen.

De verschillende varianten verschillen fundamenteel van aard en hebben verschillende aansturing nodig.

MSP benoemt deze verschillende soorten programma’s maar is niet primair op al deze varianten gericht. MSP is primair gericht op strategische, vaak culturele veranderingen.

Definitie.

MSP hanteert de volgende definitie voor een programma:

Een tijdelijke, flexibele organisatie gecreëerd voor de coördinatie en aansturing van - en toezicht op de implementatie van een aantal gerelateerde projecten en activiteiten met als doel om eindresultaten en voordelen op te leveren, gerelateerd aan de strategische doelen van de organisatie.

Is een Programma een groot Project?

Op basis van deze definitie kan een aantal conclusies worden getrokken. In de MSP-visie is een programma een tijdelijke organisatie maar dat verschilt niet van een project. Kijkend naar de definitie van MSP verschilt een programma van een groot project in twee aspecten:

• Een programma levert eindresultaten (Outcomes) en voordelen (benefits). Dit wil zeggen dat binnen de verantwoordelijkheid van een programma producten worden geïmplementeerd en gebruikt waar een project slechts producten oplevert. Implementatie en gebruik zijn de verantwoordelijkheden van het lijnmanagement of het bovenliggende programma.
  De redenatie hierachter heeft te mate met omvang en duur van een programma. Gedurende de levenscyclus van een programma worden producten “in eigendom” gehouden omdat later in een programma producten verder ontwikkeld worden of de basis vormen voor verdere ontwikkeling. Daarnaast wordt vanwege duur en omvang tijdens een programma gemeten of de verandering werkt. De bereikte eindresultaten worden zo snel mogelijk gemeten in kwantitatieve voordelen (benefits) om bijsturing mogelijk te maken nog tijdens het programma.
• De implementatie en het gebruik van producten, aan elkaar gerelateerd in een Blueprint, en het meten van voordelen (en nadelen!) vinden buiten de productontwikkeling en dus buiten de projecten plaats. Het is de verantwoordelijkheid van het in het programma vertegenwoordigde lijnmanagement. Deze vertegenwoordigers worden binnen MSP de Business Change Managers (BCM) genoemd. Op een lager niveau benoemt PRINCE2 deze verantwoordelijkheid bij de Senior User.

Een mogelijk minder in het oog springend verschil is dat MSP een programma verbindt aan strategisch doelen. Een project kan gezien worden aan tactisch, strategische projecten zijn zeldzaam.

Deze visie heeft weerslag op de leiding van een programma of een project. In een stuurgroep van een project zal zelden de top van een organisatie zitting hebben, terwijl dit binnen een programma de norm is.

Persoonlijke keuze; Programma of Project?

Een methode is een hulpmiddel. Daarom is het van groot belang om een methode af te stemmen op de omstandigheden. Verreweg de belangrijkste factor voor succes in programma’s en projecten is sterk opdrachtgeverschap. Ik ga daarom uit van MSP en PRINCE2 omdat beide de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk en verstandig benoemen en daarbij uitgaan van de klant. In PRINCE2 is de eindverantwoordelijkheid belegd bij de Business Executive en in het organisatiemodel van MSP is er geen rol benoemd voor de leverende kant van een programma; de leverende kant kan op programmaniveau slechts adviseren en heeft pas een sturende rol op projectniveau (Senior Supplier). Zowel programma’s als projecten worden gedreven door de rechtvaardiging: de Business Case en voordelen voor de belanghebbenden.

Zo bezien zijn er volgens MSP dus geen “ICT-programma’s” en volgens PRINCE2 geen “ICT-projecten”. Dit zijn initiatieven die worden gedreven door de aanbieder / (interne) leverancier en zullen daardoor focus hebben op techniek en niet op toegevoegde waarde (voordelen) en de daarvoor benodigde kwaliteit. Tenzij er sprake is van een ICT-organisatie, is ICT een middel en geen doel.

Uitgaande van dit punt vormt de complexiteit van de Business Case een van de belangrijkste criteria. Wanneer er sprake is van een relatief eenvoudige Business Case, d.w.z. er kan één duidelijke eigenaar benoemd worden, dan is het projectmanagement model het meest aangewezen. Is er echter sprake van een complexe Business Case, waar meerdere verschillen belangen spelen van verschillende eigenaren, dan is het programmamanagement model meer geschikt.

Meer over MSP?

Meer details over MSP zijn te vinden op deze Engelstalige pagina (volg link).

Verder treft op deze pagina een praktijkvoorbeeld aan van het toepassen van de basis van MSP.

Uw visie?

Wat denkt u? Heeft u een mening (of vraag), wilt u reageren? Heel graag!

Daarvoor heeft u hieronder de gelegenheid. Alvast bedankt!