Specialist in effective change.
Accredited MSP™ and PRINCE2® trainer.
Eerder reageerde ik op het advies van het Bureau ICT Toetsing (BIT) over GrIT, het programma dat de ICT van Defensie op een hoger plan zou moeten brengen.
Vervolgens stuurde staatsecretaris Visser op 18 februari 2020 een brief aan het parlement, vergezeld van een rapport van de Algemene Bestuursdienst. De Algemene Bestuursdienst presenteert zich hier als een consultancy, genaamd ABDTOPConsult.
Zoals ook in mijn eerdere bijdrage, lag bij de ABd de focus op de besturing (Governance in consultancy-taal), niet op de inhoud. Het rapport voegt weinig toe aan wat al bekend was en beschreven in mijn vorige bijdrage. Toch is het waard het rapport te lezen en er enkele ernstige punten uit te lichten.
Allereerst valt op dat de ABd de geit en de kool wil sparen. Op vrij luchtige toon wordt voorkomen dat iemand zich aangevallen voelt. Er wordt zelfs nadrukkelijk geschreven dat er geen uitspraken worden gedaan over het functioneren van personen en de kwaliteit van prestaties. Iedereen heeft immers zo hun best gedaan.
Met nadruk benoemen we vooraf dat wij geen uitspraken doen over het functioneren
ABDTOPConsult
van personen en ook niet over de kwaliteit van de geleverde prestaties. Ons beeld is
dat iedereen met hart en ziel heeft gewerkt in het belang van, en met grote
betrokkenheid bij Defensie.
Wanneer een project/programma met dit belang, deze omvang en gevolgen wordt onderzocht en wanneer het hoger management zulke (organisatorische, basale) steken laat vallen, mag een scherper oordeel verwacht worden.
Als iedereen schuldig is, is niemand schuldig
Italiaans spreekwoord
Het ABd-rapport heeft als titel “Gescheiden werelden”. Dit duidt op de verzuilde manier van acteren van het ministerie en van het programma. Diverse onderdelen werkten onvoldoende samen, deelden onvoldoende informatie en werkten zelfs in volstrekte isolatie van elkaar.
De daarmee ingekochte producten/resultaten droegen te vaak niet bij als een stuk van
ABDTOPConsult
dezelfde puzzel.
Deze constatering werd niet zo expliciet getrokken door de rapportage van het BIT maar is voor de hand liggend. Eerder was dit ook bij het SPEER-project zichtbaar.
In een machinebureaucratie, wat de overheid is, is verzuiling gangbaar. Elk onderdeel komt primair op voor de eigen belangen en zet het grotere belang op de tweede plaats. Dat heb ik eerder ook al gesteld na een evaluatie van Operatie BRP.
De organisatiecultuur van een machinebureaucratie is een belangrijke oorzaak van falende projecten, met welke inhoud dan ook (en heeft dus niets met ICT te maken).
De bestuurlijke top is gaandeweg op grotere afstand komen te staan en het programma is verder geïsoleerd geraakt
ABDTOPConsult
Uit het BIT-rapport werd het al duidelijk en de ABd maakt het in hun onderzoek expliciet: rollen en verantwoordelijkheden zijn bij GrIT verre van duidelijk en niet of nauwelijks gedefinieerd. Zoals in vrijwel elk “ICT-project” is de CIO, de interne leverancier en dienstverlener de spin in het web. Als het waar is dat GrIT over alleen de “harde” ICT gaat, dus alleen de hardware en susteemsoftware, is de centrale rol voor de CIO in dit geval ook nog eens verdedigbaar. Want dan zal GrIT geen direct gevolg hebben voor eindgebruikers, zoals applicatiebouw (bijvoorbeeld SPEER) dat wel heeft.
Maar dan volgt direct de vraag: waarom zijn diverse andere, niet-ICT-functionarissen zo direct betrokken bij GrIT.
Het door de ABd in de bijlage geleverde organigram van het programma geeft een bizar beeld. Het lijkt er nog het meest op dat allerlei functionarissen in een kamer zijn gezet zodat ook zij kunnen meepraten. Een doelgerichte stuurgroep en duidelijke rollen zijn, gezien dit plaatje, geen prioriteit geweest. De meest bizarre is de constructie van een opdrachtgever die een opdrachtnemer aanstuurt die dan weer een gedelegeerd opdrachtnemer aanstuurt. Hoe verzin je het!
Maar verreweg de meest merkwaardige rol is die van Senior User. Die rol zou zijn belegd bij de CDS. Omdat het ABd-rapport strooit met afkortingen maar die niet toelicht, is de aanname dat CDS staat voor Commandant der Strijdkrachten. Wanneer dat waar is, dan is deze keuze volstrekt onbegrijpelijk, onrealistisch en onwerkbaar.
Er is nog steeds geen gemeenschappelijk beeld over de gewenste oplossing die GrIT voorstaat. De rol van de behoeftesteller (CDS) als senior user is na het HLO onvoldoende zichtbaar geweest in het programma.
ABDTOPConsult
De rol van Senior User wordt gebruikt in de methode PRINCE2 (projectmanagement, geen programmamanagement). Dit lid van de stuurgroep, iemand met beslismacht dus, vertegenwoordigt de eindgebruikers en is binnen de stuurgroep verantwoordelijk voor de te leveren voordelen (benefits) en daardoor ook eindverantwoordelijk voor de definitie van de gevraagde kwaliteit. De Senior User legt daarover verantwoording af aan de voorzitter van de stuurgroep: de Business Executive, de (gedelegeerd) opdrachtgever. En daarmee wordt deze rol binnen GrID bijzonder merkwaardig; de CDS die verantwoording aflegt aan de CIO? Dat gaat niet werken.
Afgezien van de PRINCE2 definitie is het natuurlijk ook uiterst naïef om te veronderstellen dat de CDS “voldoende zichtbaar” zou kunnen zijn als Senior User binnen het programma. De CDS is te ver verwijderd van de werkvloer en heeft daarmee per definitie te weinig kennis om zich actief en geloofwaardig inhoudelijk te bemoeien met het programma.
Opzet en werking van de programmastructuur maakt onvoldoende gebruik van rollen tussen staf- en lijnorganisatie en bevat geen uitwerking en vastiegging van ieders afzonderlijke rol en bijdrage aan het geheel.
ABDTOPConsult
Dan als laatste een voor velen relatief onbeduidend punt: de ABd heeft kritiek op de invulling van QA. De term Quality Assurance (QA) is mij bekend uit de methodes PRINCE2 en MSP. Binnen het MSP Programma Management wordt QA gedefinieerd als een (onafhankelijke) adviseur die op alle niveaus, van opdrachtgeverschap tot onderliggende projecten, effectiviteit beoordeelt. Binnen PRINCE2 wordt deze definitie grotendeels overgenomen als een functie die van buiten het project naar de effectiviteit van het project kijkt; een functie van het programma of van het mandaterende bedrijfsmanagement.
De uitwerking van de QA op bestuurlijk niveau was onvoldoende.
ABDTOPConsult
Het essentiële verschil tussen Assurance (borging) en Audit is dat borging vooruitkijkt en adviseert maar dat auditing terugkijkt en beoordeelt of op de juiste manier, meestal procedureel, is gewerkt. Daarmee heeft Assurance meer te maken met leiderschap (de goede dingen doen) en Audit meer te maken met management (de dingen goed doen).
Ook helpt de Assurance-functie om Watermeloen-rapportages te voorkomen; Groen aan de buitenkant, Rood aan de binnenkant. Ook bij GrIT lijken Watermeloen-rapportages gebruikelijk gezien de reacties op kritiek die erop neer komen dat alles goed gaat en alles nog eens moet worden uitgelegd.
De functie van Assurance valt te vergelijken met die van de Hofnar. Een hofnar kon vrijuit en vaak confronterend spreken. De woorden van de hofnar werden serieus genomen en zijn kop ging er nooit af. In een goed functionerende situatie gaat dat met Assurance ook zo. Helaas is het meestal zo dat een adviseur de klant moet vertellen wat een klant wil horen. Wanneer een “inconvenient truth” wordt verteld, betekent het vaak het einde van de adviseur. Daardoor worden veel adviseurs in de Assurance-functie nutteloze ja-knikkers om aan de opdracht te kleven; voor mij een reden om niet meer in loondienst voor een consultancy te werken.
Eerder tijdens mijn evaluatie van Operatie BRP (oBRP) uitte ik stevige kritiek op de Assurance functie. Enige weken geleden liet minister Knops (BiZa) de Tweede Kamer weten dat dit dossier zal worden gebruikt om expliciet lessen van te leren. De Kwaliteitsborging werd hierbij expliciet genoemd.
Zowel bij GrIT als bij oBRP werd dus gesteld dat QA beter moet. Zou dat ook serieus worden opgepakt? Zou dan ook de conclusie worden getrokken dat een betere QA slechts mogelijk is onder veel beter Opdrachtgeverschap?
Over GrIt zal het laatste woord voorlopig nog niet gezegd zijn. Staatssecretaris Visser zal komen met nieuwe scenario’s en er wordt gespeculeerd over schadeclaims van IBM.
Ik ben benieuwd hoe dit alles zal verlopen. Het is duidelijk dat dingen fundamenteel zullen moeten veranderen. Wordt ongetwijfeld vervolgd.
In het najaar van 2020 werd een volgende BIT-rapportage gepubliceerd. Hier mijn commentaar daarop
Ben u als Opdrachtgever verantwoordelijk voor een project?
Bent u opdrachtgever? Vertegenwoordigt u belanghebbenden van een project? Dan is de Workshop Opdrachtgevers voor u een belangrijke bron van informatie. U kunt hier ideeën opdoen hoe u uw rol beter en effectiever kunt invullen.
Would you like to get in touch? Contact me and I will answer your questions, discuss your issues or help you in different ways as soon as I can.